PDFs sind sehr beliebte und praktische Dateiformate zum Teilen digitaler Dokumente. Sie ermöglichen es Ihnen, die Formatierung, Schriftarten, Bilder und Links des Originaldokuments beizubehalten, unabhängig von der Software oder dem Betriebssystem, mit dem es gelesen wurde. Allerdings haben PDFs auch einen großen Nachteil: Sie lassen sich oft nur schwer ändern oder ausfüllen.
Aus diesem Grund kann es sinnvoll sein, Ihre PDFs in ausfüllbare Formulare umzuwandeln, also interaktive Dokumente, die es Benutzern ermöglichen, Informationen direkt in die dafür vorgesehenen Felder einzugeben.
Was ist ein ausfüllbares PDF-Formular und warum sollten Sie es verwenden?
Ein ausfüllbares PDF-Formular ist ein interaktives Dokument zum Sammeln von Informationen. Es wird erstellt, indem dem Dokument Signaturfelder, Kontrollkästchen, auszufüllende Textfelder oder sogar Optionen zur Auswahl in Form eines Dropdown-Menüs hinzugefügt werden.
Das auszufüllende PDF-Formular ist in vielen Fällen sehr praktisch, wie zum Beispiel:
- Kauforder
- Spesenabrechnungen
- Mietformulare
- Arbeitszeitnachweise für Subunternehmer
- Quittungen
- Umfragen und Studien
- Die Rechnungen
Durch die Konvertierung Ihrer PDFs in ausfüllbare Formulare können Sie:
- Erleichtern Sie die Datenerfassung und -verarbeitung : Sie müssen Dokumente nicht mehr ausdrucken, scannen oder per Post oder E-Mail zurücksenden. Sie können die Antworten direkt auf Ihrem Computer oder Smartphone empfangen und sie problemlos in andere Software exportieren.
- Verbessern Sie das Benutzererlebnis : Sie bieten Ihren Kunden, Partnern oder Mitarbeitern eine schnelle und einfache Möglichkeit, Ihre Formulare auszufüllen. Sie vermeiden Eingabefehler, Löschungen oder unleserliche Dokumente. Sie erhöhen so die Rücklaufquote und die Zufriedenheit Ihrer Gesprächspartner.
- Optimieren Sie Ihr Markenimage : Sie zeigen, dass Sie auf dem neuesten Stand der Technik sind und sich um die Umwelt kümmern. Sie reduzieren Ihren Papierverbrauch und Ihren CO2-Fußabdruck. Sie stärken Ihre Glaubwürdigkeit und Professionalität.
Hier ist ein Video-Tutorial zum Erstellen eines interaktiven PDF-Formulars
Wie konvertieren Sie Ihre PDFs in ausfüllbare Formulare?
Um Ihre PDFs in auszufüllende Formulare umzuwandeln, haben Sie mehrere Möglichkeiten:
- Verwenden Sie spezielle Software : Es gibt spezielle Software zum Erstellen und Konvertieren von PDF-Formularen, z. B. Adobe Acrobat Pro , Foxit PhantomPDF oder Nitro Pro. Mit dieser Software können Sie Textfelder, Kontrollkästchen, Optionsfelder, Dropdown-Listen usw. erstellen. Sie können außerdem das Erscheinungsbild und Verhalten von Formularen anpassen und erweiterte Funktionen wie Datenvalidierung, automatische Berechnung oder elektronische Signatur hinzufügen.
- Nutzen Sie einen Online-Dienst : Es gibt auch Webplattformen, die es Ihnen ermöglichen, Ihre PDFs in ausfüllbare Formulare umzuwandeln, ohne Software auf Ihrem Computer installieren zu müssen. Sie können beispielsweise PDFescape, JotForm oder Smallpdf verwenden. Diese Dienste sind in der Regel kostenlos oder kostengünstig, können jedoch Einschränkungen hinsichtlich der Dateigröße, -anzahl oder -sicherheit unterliegen.
- Verwenden Sie eine mobile App : Wenn Sie Ihre PDFs auf Ihrem Smartphone oder Tablet in ausfüllbare Formulare umwandeln möchten, können Sie eine spezielle App wie Adobe Fill & Sign, PDFelement oder CamScanner herunterladen. Mit diesen Apps können Sie Ihre Papierdokumente mit der Kamera Ihres Geräts scannen oder Ihre digitalen Dateien aus Ihrem internen Speicher oder von einem Cloud-Dienst wie Google Drive oder Dropbox importieren. Anschließend können Sie Formularfelder hinzufügen und diese mit der Tastatur oder dem Stift ausfüllen.
Die 5 Vorteile der Konvertierung Ihrer PDFs in ausfüllbare Formulare
- Die Garantie für zuverlässige und solide Sicht
PDF-Formulare sind eine intelligente, relevante und zuverlässige Möglichkeit, wichtige Daten sofort zu erfassen. Sie können Ihre Formulare basierend auf den spezifischen Informationen, die Sie sammeln möchten, anpassen und die erforderlichen Anpassungen vornehmen, wenn sich Ihre Anforderungen ändern, um die Integrität und Genauigkeit Ihrer Daten sicherzustellen.
- Ein Effizienzgewinn
Fehlende Informationen, Tippfehler oder sogar beschädigte Dokumente: Die Papierakte erhöht die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler. Durch die Umwandlung Ihrer PDFs in Formulare zur Vervollständigung und Digitalisierung Ihrer Dokumente minimieren Sie diese Risiken. Es ist eine echte Zeit- und Energieersparnis. Die mühsamen und sich wiederholenden Aufgaben, die Papier mit sich bringt (Drucken, Scannen, Speichern, Formulare finden usw.), werden schnell völlig überholt erscheinen.
- Mehr Sicherheit
Beim Umgang mit Daten müssen Sie absolut sicher sein, dass Ihre Dokumente nicht in die falschen Hände geraten – manchmal eine echte Herausforderung, wenn Sie eine Vielzahl physischer Dateien gleichzeitig verwalten. Der Wechsel zum Online-Formular gibt Ihnen Sicherheit und nutzt alle Möglichkeiten zur Erhöhung der Sicherheit. Das auszufüllende PDF-Formular bietet beispielsweise einen Passwortschutz oder sogar eine rechtsverbindliche elektronische Signatur
- Eine vereinfachte Benutzererfahrung
Die Bereitstellung von Formularen, die einfach und schnell auszufüllen sind, ist für die Steigerung Ihrer Rücklaufquoten von entscheidender Bedeutung. Tatsächlich können Ihre Benutzer ein PDF-Formular von jedem Gerät und Browser aus ausfüllen, ohne Software herunterladen oder von einem Tool zum anderen wechseln zu müssen. Ihr Dokument bleibt während des gesamten Prozesses einfach und konsistent, ohne dass die Qualität des Erlebnisses darunter leidet.
- Eine positive Auswirkung auf die Umwelt
Es ist kein Geheimnis, dass die Verwendung von Formularen mit viel Papierkram und viel Druckaufwand verbunden ist. Indem Sie sich für die digitale Modernisierung Ihrer Dokumente entscheiden, reduzieren Sie Ihren ökologischen Fußabdruck. Und weniger Papier, Materialien und Verbrauchsmaterialien sparen auch Ihre Kosten!
Abschluss
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Konvertierung Ihrer PDFs in ausfüllbare Formulare eine effektive Lösung ist, um die Verwaltung Ihrer digitalen Dokumente zu vereinfachen. Sie sparen Zeit, Geld und Platz. Sie verbessern die Qualität und Zuverlässigkeit Ihrer Daten. Sie bauen die Loyalität Ihrer Nutzer auf und steigern Ihr Image.
