Cloud- und Mobilitätslösungen für Zeit- und Aktivitätsmanagement

Zeit- und Aktivitätsmanagement (TAM) ist ein unerlässlicher Prozess für Unternehmen, die ihre Leistung, Produktivität und Compliance optimieren möchten. TAM ermöglicht die Planung, Nachverfolgung und Analyse der Arbeitszeit und Aktivitäten der Mitarbeiter. Dadurch trägt TAM zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit, zur Reduzierung sozialer Risiken und zur Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen bei.

Die Zeiterfassung kann jedoch komplex und zeitaufwändig sein, wenn veraltete oder ungeeignete Tools zum Einsatz kommen. Daher setzen immer mehr Unternehmen auf Cloud- und mobile Lösungen, um ihre Zeiterfassungssysteme zu modernisieren und von zahlreichen Vorteilen zu profitieren.

Welche Vorteile bieten Cloud- und Mobilitätslösungen für GTA?

Cloud Computing und mobile Lösungen bieten der GTA (Greater Toronto Area) erhebliche Vorteile. Cloud Computing ermöglicht den Zugriff auf Daten, Anwendungen und Dienste über das Internet, ohne dass diese auf lokalen Servern gespeichert oder ausgeführt werden müssen. Mobile Lösungen ermöglichen den Zugriff auf diese Daten, Anwendungen und Dienste von überall, jederzeit und mit jedem internetfähigen Gerät.

Durch die Kombination von Cloud und Mobilität können Unternehmen von folgenden Vorteilen für ihre Zeiterfassung profitieren:

• Sicherheit : Arbeitszeit- und Aktivitätsdaten der Mitarbeiter werden in externen, hochsicheren Rechenzentren gespeichert, die rund um die Uhr überwacht werden. Sie sind außerdem durch Verschlüsselungssysteme und strenge Datenschutzrichtlinien geschützt². Unternehmen müssen sich keine Sorgen mehr um Datenverlust, Diebstahl oder Beschädigung machen.
• Mobilität : Mitarbeiter können von überall auf ihr Zeiterfassungssystem zugreifen – ob im Büro, im Homeoffice, auf Reisen oder beim Kunden. Sie können ihren Arbeitsplan einsehen, ihre Arbeitsstunden erfassen, ihre Aktivitäten melden oder Urlaub beantragen – per Smartphone, Tablet oder Laptop⁴. Führungskräfte können Anträge ebenfalls genehmigen, Unstimmigkeiten überwachen oder wichtige Leistungsindikatoren über ihr Mobilgerät einsehen.
• Flexibilität : Unternehmen können ihr Zeiterfassungssystem an ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen und die Funktionen, Einstellungen und Regeln auswählen, die am besten zu ihrer Organisation, Branche und ihrem Tarifvertrag passen. Sie können ihr Zeiterfassungssystem auch mit dem Wachstum des Unternehmens skalieren und je nach Bedarf Cloud-Ressourcen hinzufügen oder entfernen.²
• Geschwindigkeit : Unternehmen können ihr Zeiterfassungssystem mit wenigen Klicks in der Cloud bereitstellen, ohne Hardware oder Software auf ihren lokalen Servern installieren oder konfigurieren zu müssen. Dies ermöglicht eine schnelle und einfache Implementierung ohne Serviceunterbrechungen oder zusätzliche Kosten².
• Kosten : Unternehmen können ihre Zeiterfassungskosten senken, indem sie sich für ein nutzungsbasiertes Abrechnungsmodell entscheiden. So zahlen sie nur für die tatsächlich genutzten Cloud-Ressourcen. Die Investition in den Kauf und die Wartung einer teuren und komplexen Serverinfrastruktur entfällt.

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Wie wählt man eine cloudbasierte GTA-Lösung aus?

Um eine cloudbasierte Zeiterfassungslösung auszuwählen, die ihren Bedürfnissen entspricht, müssen Unternehmen verschiedene Kriterien berücksichtigen, wie zum Beispiel:

Funktionalität : Die cloudbasierte Zeiterfassungslösung muss die notwendigen Funktionen bieten, um die Arbeitszeit und Aktivitäten der Mitarbeiter effektiv zu verwalten, wie z. B. Planung, Nachverfolgung, Analyse, Validierung, Abwesenheitsmanagement usw. Sie muss außerdem mit den bestehenden Informationssystemen des Unternehmens, wie z. B. Lohnbuchhaltung, Personalwesen oder Buchhaltung, kompatibel sein.

Zuverlässigkeit : Die cloudbasierte Zeiterfassungslösung muss optimale Verfügbarkeit und Leistung ohne Unterbrechungen oder Leistungseinbußen gewährleisten. Sie muss außerdem regelmäßige Datensicherung und -wiederherstellung sowie reaktionsschnellen technischen Support im Problemfall sicherstellen.

Compliance : Die cloudbasierte Zeiterfassungslösung muss die geltenden Standards und Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten, wie die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) und die Vorgaben der CNIL (französische Datenschutzbehörde), erfüllen. Sie muss außerdem die gesetzlichen Verpflichtungen in Bezug auf die Arbeitszeit einhalten, wie die Einhaltung des Mindestlohns (SMIC), der Ruhezeiten und des Rechts auf Nichterreichbarkeit.

Was ist die beste cloudbasierte Lösung für GTA?

Unter den zahlreichen cloudbasierten Zeiterfassungslösungen auf dem Markt sticht eine durch ihre Qualität und Innovation hervor: Chronotime Workplace . Chronotime Workplace ist eine cloudbasierte Zeiterfassungslösung, entwickelt von Inetum, einem führenden Anbieter digitaler Dienstleistungen. Chronotime Workplace bietet folgende Vorteile:

• eine Komplettlösung für alle Aspekte des Zeit- und Anwesenheitsmanagements – von der Planung und Nachverfolgung bis hin zu Analyse, Validierung und Abwesenheitsmanagement. Sie können damit auch die Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter verwalten, unabhängig davon, ob diese im Projekt- oder Servicemodus arbeiten. Chronotime Workplace lässt sich nahtlos in andere Inetum-Lösungen integrieren, wie beispielsweise Chronotime Payroll für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und Chronotime HR für das Personalwesen.
• Eine individuell anpassbare Lösung : Chronotime Workplace passt sich den spezifischen Bedürfnissen jedes Unternehmens an – abhängig von Branche, Größe, Organisationsstruktur und Tarifvertrag. Es ermöglicht die Konfiguration von Regeln für die Arbeitszeit- und Aktivitätsverwaltung sowie von Kennzahlen. Zudem bietet es eine intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche, die sich an die individuellen Präferenzen anpassen lässt.
• Eine mobile Lösung : Chronotime Workplace ist dank seiner responsiven Webanwendung oder der zugehörigen mobilen App von jedem internetfähigen Gerät aus zugänglich. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit- und Anwesenheitsdaten somit jederzeit und überall einsehen und eingeben. Führungskräfte können die Arbeitszeit- und Anwesenheitsdaten ebenfalls über ihr Smartphone oder Tablet einsehen und genehmigen.
• Eine sichere Lösung : Chronotime Workplace garantiert optimale Datensicherheit dank Hosting in der Inetum-Cloud, die den Standards ISO 27001 und ISO 27018 entspricht. Daten werden sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand verschlüsselt und täglich gesichert. Chronotime Workplace gewährleistet zudem die vollständige Einhaltung der DSGVO und der Vorgaben der französischen Datenschutzbehörde CNIL sowie aller gesetzlichen Bestimmungen zum Thema Arbeitszeit.

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Abschluss

Zeit- und Aktivitätsmanagement ist ein unerlässlicher Prozess für Unternehmen, die ihre Leistung, Produktivität und Compliance optimieren möchten. Um ihr Zeit- und Aktivitätsmanagement zu modernisieren und von zahlreichen Vorteilen zu profitieren, können Unternehmen auf Cloud- und mobile Lösungen zurückgreifen.