Virksomheder, der med succes overgår fra traditionelle vedligeholdelsesstyringsprocesser til digitaliserede, oplever konsekvent yderst positive resultater. Denne artikel vil præsentere adskillige fordele, der er direkte følge af implementeringen af næste generations CMMS (Computerized Maintenance Management System).
Hvad er digital transformation?
Den digitale tidsalder begyndte for over 50 år siden. Den digitale revolution, også kendt som den tredje industrielle revolution, svarer til skiftet fra analog mekanisk og elektronisk teknologi til digital elektronik.
Fra anden halvdel af det 20. århundrede accelererede denne digitale revolution for alvor i 1970'erne og 1980'erne med introduktionen af digitale hukommelsesenheder og reduktionen af deres størrelse i henhold til de tidsskalaer, der er identificeret i Moores lov: en stigning i digital transaktionskapacitet på 100 % hver 18. måned.
Dette har ført til en forbløffende forandring af alle aspekter af det moderne liv, både privat og professionelt. Dette fænomen har også en meget stærk tendens til at komme ud af kontrol, men det er et andet emne, vi vil behandle senere.
Digital transformation giver organisationer mulighed for at automatisere og digitalisere manuelle administrative processer, hvilket frigør folk til at fokusere på nye aktiviteter med højere værditilvækst.
Hvilke trin er involveret i en digital transformation?
Vi kan skelne mellem 4 faser i en organisations udvikling:
- Fase 1 – Væsentligt bagud med hensyn til digital transformation
- Fase 2 – Begyndelse af kravudvikling og fremvoksende organisatorisk vilje til implementering
- Fase 3 – Softwareløsninger er på plads og forbedrer driftsresultaterne
- Fase 4 – Dette er automatiseringsfasen: Virksomhedens medarbejdere samarbejder 100 % digitalt. En stor del af kommunikationen med kunder og partnere er også digitaliseret.
Hvordan foregår digital transformation i en virksomhed?
Der findes selvfølgelig ikke én digital transformation. Der er mange forskellige områder inden for en organisation, og selvom de alle kan drage fordel af bedre værktøjer, sker processen ikke i samme tempo eller på samme tid fra én afdeling til en anden.
For eksempel kan organisationer investere i banebrydende mobilteknologi, men ikke ændre deres lagerstyringsmetoder. De kan automatisere teknikernes ruteplanlægning, mens de fortsætter med at bruge papirarbejdsordrer. Lad os undersøge fordelene ved digitalisering gennem flere anvendelsesscenarier.
CMMS: Fordelene ved digital teknologi
Hvad betyder GMAO forresten? Et GMAO, som er en forkortelse for Computerized Maintenance Management System, er software, der registrerer alle oplysninger vedrørende vedligeholdelse af teknisk udstyr og understøtter brugerne i deres drift.
Tid mellem færdiggørelsen af en ydelse og dens fakturering
Det er den tid, det tager at fakturere en klient for vedligeholdelse udført på deres vegne, når vedligeholdelsen er afsluttet. I organisationer, der ikke har implementeret digital transformation, kan denne tidsramme variere fra flere dage til to eller fem uger.
En avanceret vedligeholdelsesudbyder i sin digitale transformation er i stand til at generere fakturaer samme dag. Dette opnås, fordi alle nødvendige faktureringsoplysninger indsamles i realtid under serviceopkaldet, kundens proformafaktura genereres automatisk, en digital signatur indsamles på stedet, og derefter deles alt i realtid via mobilapplikationen og integreres i et ERP-system til øjeblikkelig fakturering.
Dette reducerer inddrivelsestiden betydeligt, forenkler hele regnskabsafviklingsprocessen, reducerer arbejdsbyrden for det administrative personale og frigør enorme mængder likviditet.
Disse penge er nu tilgængelige til tidligere udbetaling af provisioner, bonusser, marketing, lønninger, kort sagt, til brug for organisationen for at tjene flere penge hurtigere.
Denne artikel kan måske interessere dig: Hvordan opretter man en elektronisk signatur i Outlook?
Teknikerens effektivitet
Med en mobilapplikation til styring af vedligeholdelse i marken behøver teknikeren ikke længere arbejdsordrer at udfylde, manualer at bære, reservedelsordreformularer at indsende, kort at konsultere – alle de nødvendige oplysninger er lige ved hånden.
Den mobile enhed fortæller dem placering og dato for den næste intervention, den bedste måde at komme dertil, de dele de sandsynligvis skal bruge, samt manualer og tekniske oplysninger, alt sammen i digital form, opdateret og tilgængeligt efter behov.
Derudover kan enheden muligvis vise videoer af vedligeholdelsesopgaver, tilbyde vedligeholdelsessessioner med augmented reality-guide og vejledninger, og give teknikeren mulighed for at ringe til en ven og aktivere niveau 2-fjernhjælp med lyd- og videofunktion.
Hvis vi tager højde for den tid, som teknikere i mindre innovative organisationer bruger på administrative opgaver – at søge efter information, bestille dele, finde diagrammer og referencematerialer – observerede vi en forbedring på mellem 20 % og 40 % i udnyttelsen af teknikere eller ingeniører. Dette repræsenterer en reel og effektiv stigning i arbejdstiden.
Dette kan bane vejen for mere arbejde udført pr. dag, uge eller måned. Det kan give mulighed for mere tid at bruge med klienten og udvikle bedre og dybere relationer. Det kan endda give teknikere og ingeniører mulighed for at fokusere på yderligere salgsmuligheder. Faktisk gør det det muligt for organisationer at gøre meget mere med de mennesker, de allerede har, uden ekstra omkostninger.
Effektivitet i backoffice
Selvom digital transformation fører til en betydelig stigning i teknikernes effektivitet, påvirker denne stigning direkte deres backoffice-modparter. I mindre avancerede operationer skal alle de data, som teknikere registrerer i servicerapporter, indkøbsordrer, test- og inspektionsrapporter osv., læses, fortolkes og indtastes i ERP-systemer eller ældre software, der ikke giver mulighed for dataindsamling fra marken.
Det er en enorm byrde for backoffice-personalet at skulle indtaste data flere gange og manuelt hente oplysninger. Når backoffice-personalet ikke har travlt med at tyde papirarbejdsordrer og indtaste data, skal de søge i kontraktdatabasen, validere kundeoplysninger, finde diagrammer, spore reservedelsordrer eller forsendelser eller forsøge at forstå faktureringsfejl.
I en fuldt digitaliseret virksomhed er disse aktiviteter fortid. Alle data indtastes kun én gang, registreres, gemmes og genbruges efter behov.
Kontrakter og rettigheder er tilgængelige med det samme. Kunder har adgang til deres kontrakthistorik og kan selv gennemgå deres transaktionshistorik. Behovet for og rollen for backoffice-personale ændrer sig og udvikler sig fra administrativt supportpersonale til en forretningsudviklingsmotor. Vi har set backoffice-brugen fordobles.
Slutningen på ufakturerede tjenester
Muligheden for øjeblikkeligt at registrere og gengive, hvad der sker på tværs af organisationen, er en ny mulighed, når den digitale transformation har fundet sted.
Når vi ofte diskuterer lækager – praksissen med ikke at opkræve betaling for alt, hvad en virksomhed har ret til at opkræve – med virksomheder i vedligeholdelsessektoren, oplever vi, at de ved, at dette sker, men de har ingen måde at registrere disse lækager på:
Du beder os om at kvantificere noget, vi ikke kan se. Hvis vi kunne, ville vi selvfølgelig stoppe det.
Digitale værktøjer muliggør øjeblikkelig validering af kontraktlige forpligtelser og præcis sporing af anvendte dele i en kontrakt. Præcis måling af rentabilitet bliver meget nemt.
Vi ser en reduktion på 15 til 20 % i lækager i nogle virksomheder på grund af manglende evne til at validere kontrakter og/eller overvåge brugen af reservedele korrekt.
En metode til kontinuerlig forbedring
At engagere sig i en digital transformation fører til betydelige forbedringer i den operationelle præstation, hvilket resulterer i enorme økonomiske fordele for virksomheder, der tilbyder vedligeholdelse af aktiver og udstyr.
Ved at eliminere opgaver uden værditilvækst kan dine teams fokusere på deres kunder, reparere udstyr korrekt første gang, finde yderligere indtægtskilder og sikre, at I kan fakturere for alt, hvad I skal fakturere for – uden at det koster penge.
Der er ingen ende på digital transformation . Det er en proces, der vil fortsætte med at udvikle sig, gøre fremskridt og ekspandere. Virksomheder, der af den ene eller anden grund ikke har udnyttet den, vil i stigende grad blive overhalet af deres konkurrenter med hensyn til rentabilitet og konkurrenceevne og vil uundgåeligt forsvinde.
Konklusion
Virksomheder, der med succes overgår fra traditionelle og manuelle processer til 100 % digitaliserede processer, oplever betydelige forbedringer i den operationelle præstation, hvilket resulterer i enorme økonomiske fordele.
Ved at eliminere kedelige opgaver kan dine teams fokusere på deres kunder, reparere udstyr korrekt første gang, finde yderligere indtægtskilder og sikre, at I kan fakturere for alt, hvad I skal fakturere for.
