Virksomheder, der med succes går fra traditionelle vedligeholdelsesstyringsprocesser til digitaliserede processer, ser konsekvent ekstremt gunstige resultater. I denne artikel vil vi præsentere flere fordele, der er direkte arvet fra implementeringen af den seneste generation af CMMS-software.
Hvad er digital transformation?
Den digitale tidsalder begyndte for mere end 50 år siden. Den digitale revolution, også kendt som den tredje industrielle revolution, svarende til overgangen fra analog mekanisk og elektronisk teknologi til digital elektronik.
Begyndt i anden halvdel af det 20. århundrede, accelererede denne digitale revolution for alvor i 1970'erne og 1980'erne med introduktionen af digitale hukommelseslagringsenheder og reduktionen af deres størrelse i henhold til de tidsfrister, der er identificeret i Moores lov: stigning i digital transaktionskapacitet med 100 % hver 18. måned.
Dette har ført til en forbløffende transformation af alle facetter af det moderne liv, både fra et privat og professionelt synspunkt. Dette fænomen har også en meget stærk tendens til at stikke af, men det er et andet emne, som vi vil tage fat på senere.
Digital transformation giver organisationer mulighed for at automatisere og digitalisere manuelle administrative processer, hvilket frigør folk til at fokusere på nye aktiviteter af højere værdi.
Hvad er stadierne i en digital transformation?
Vi kan skelne mellem 4 stadier i udviklingen af en organisation:
- Fase 1 – Væsentligt bagud i digital transformation
- Fase 2 – Begyndende kravudvikling og voksende organisatorisk vilje til at implementere
- Trin 3 – Softwareløsninger er på plads og forbedrer virksomhedens resultater
- Fase 4 – Dette er automatiseringsfasen: Virksomhedens medarbejdere samarbejder 100 % digitalt. En stor del af kommunikationen med kunder og samarbejdspartnere er også digitaliseret
Hvordan foregår digital transformation i en virksomhed?
Selvfølgelig er der ingen enkelt digital transformation. Der er mange forskellige områder i en organisation, og selvom de alle kan drage fordel af bedre værktøjer, sker processen ikke i samme tempo og på samme tid på tværs af afdelinger.
For eksempel kan organisationer investere i avanceret mobilteknologi, men ikke ændre den måde, de administrerer lagerbeholdningen på. De kan automatisere teknikers ruteplanlægning, mens de stadig bruger papirarbejdsark. Lad os studere fordelene ved digitalisering gennem flere use cases.
CMMS: fordelene ved digital
Forresten, hvad betyder CMMS? Et CMMS, som er forkortelsen for Computer Aided Maintenance Management, er software, der registrerer al information vedrørende vedligeholdelse af teknisk udstyr og understøtter brugere i deres drift.
Tid mellem afslutningen af en intervention og dens fakturering
Dette er den tid, det tager at fakturere en kunde for vedligeholdelse udført på deres vegne, når det er afsluttet. I organisationer, der ikke har implementeret digital transformation, kan denne forsinkelse variere fra flere dage til 2 eller 5 uger.
En vedligeholdelsesudbyder, der er avanceret i sin digitale overgang, er i stand til at fakturere samme dag. Dette opnås, fordi alle nødvendige oplysninger til fakturering indsamles i realtid under interventionen, kundens proformafaktura oprettes automatisk, en digital signatur indsamles på stedet, hvorefter alt dette deles i realtid gennem mobilapplikationen og integreret i et ERP-system til øjeblikkelig fakturering.
Dette reducerer inkassotiden markant, forenkler hele processen med at afregne konti, reducerer arbejdsbyrden for det administrative personale og frigør enorm likviditet.
Denne likviditet er nu tilgængelig tidligere til at betale provisioner, bonusser, marketing, lønninger, kort sagt til at blive stillet til tjeneste for organisationen for hurtigere at tjene flere penge.
Denne artikel kan måske interessere dig: Hvordan laver man en elektronisk signatur på Outlook?
Tekniker effektivitet
Med en mobilapplikation til feltvedligeholdelsesstyring behøver teknikeren ikke længere at udfylde arbejdsordrer, manualer til at bære, delebestillingsformularer at indsende, kort at konsultere - alle de nødvendige oplysninger, han har brug for, er lige ved hånden.
Den mobile enhed fortæller dem, hvor og hvornår den næste service er nødvendig, den bedste måde at komme dertil, hvilke dele de sandsynligvis har brug for, samt manualer og teknisk information, alt sammen i digital, opdateret form. og på efterspørgsel.
Derudover kan enheden have mulighed for at vise videoer af vedligeholdelsesopgaver, levere augmented reality guidede vedligeholdelsessessioner, tutorials og give teknikeren mulighed for at ringe til en ven og aktivere support Level 2-fjernbetjening med lyd- og videofunktioner.
Tager vi højde for den tid, som teknikere i mindre innovative organisationer bruger på at udføre administrative opgaver – at finde information, bestille reservedele, finde skemaer og snydeark – ser vi en forbedring på mellem 20 % og 40 % af brugen af teknikere eller ingeniører. Dette er en reel og effektiv forøgelse af arbejdstiden.
Dette kan bane vejen for, at der kan udføres mere arbejde pr. dag, uge eller måned. Dette kan give mere tid til at blive brugt sammen med klienten på at udvikle bedre og dybere relationer. Det kan endda give teknikere og ingeniører mulighed for at fokusere på yderligere salgsmuligheder. Faktisk giver det organisationer mulighed for at gøre meget mere med de mennesker, de har i øjeblikket, uden ekstra omkostninger.
Back office effektivitet
Mens digital transformation fører til en markant stigning i teknikernes effektivitet, påvirker denne stigning direkte deres backoffice-modparter. I mindre avancerede operationer er alle data, som teknikere indtaster på interventionsrapporter, indkøbsordrer, test- og inspektionsrapporter mv. skal læses, fortolkes og indtastes i ERP-systemer eller gammel software, der ikke giver mulighed for afhentning fra marken.
At skulle multiplicere indtastninger og finde information manuelt repræsenterer en enorm byrde for backoffice-medarbejdere. Når backoffice-medarbejdere ikke har travlt med at tyde papirarbejdsordrer og indtaste data, skal de søge i kontraktdatabasen, validere kundeoplysninger, lokalisere tegninger, spore reservedelsordrer eller forsendelser eller endda forsøge at forstå faktureringsfejl.
I en fuldt digitaliseret virksomhed hører disse aktiviteter fortiden til. Alle data indtastes én gang, fanges, gemmes og genbruges efter behov.
Kontrakter og rettigheder er tilgængelige med det samme. Kunder har adgang til deres kontrakthistorik og kan selv se historikken for alle deres transaktioner. Behovet og rollen for back office-medarbejdere ændrer sig fra administrativt supportpersonale til en forretningsudviklingsmaskine. Vi har set, at brugen af backoffice er fordoblet.
Slutningen af ufakturerede tjenester
Evnen til øjeblikkeligt at optage og afspille, hvad der sker på tværs af hele organisationen, er en ny mulighed, når den digitale transformation har fundet sted.
Når vi diskuterer lækage – ikke at opkræve alt, hvad en virksomhed er berettiget til at opkræve – med virksomheder i vedligeholdelsesbranchen, finder vi ofte ud af, at de ved, at det sker, men de har ingen mulighed for at fange disse lækager:
Du beder os om at kvantificere noget, vi ikke kan se. Det er klart, hvis vi kunne, ville vi stoppe det.
Digitale værktøjer tillader øjeblikkelig validering af kontraktlige forpligtelser og præcis sporing af dele, der bruges inden for rammerne af en kontrakt. Evnen til præcist at måle rentabiliteten bliver meget let.
Vi ser, at nogle virksomheder ser en reduktion på 15-20 % i lækager på grund af manglende evne til at validere kontrakter og/eller korrekt spore brugen af reservedele.
En form for kontinuerlig forbedring
At gå i gang med en digital transformation fører til betydelige forbedringer i den operationelle ydeevne, hvilket resulterer i enorme økonomiske fordele for virksomheder, der servicerer aktiver og udstyr.
Fjernelse af ikke-værdiskabende opgaver giver dine teams mulighed for at fokusere på deres kunder, rette udstyr rigtigt første gang, finde yderligere indtægtsstrømme og sikre, at du kan opkræve alt, hvad du har brug for at oplade – uden at efterlade penge på bordet.
Der er intet slutord på digital transformation . Det er en proces, der vil fortsætte med at udvikle sig, udvikle sig og udvide sig. Virksomheder, der af den ene eller anden grund ikke har udnyttet det, vil komme længere og længere bagud i forhold til deres konkurrenter med hensyn til rentabilitet og konkurrenceevne og vil uundgåeligt forsvinde.
Konklusion
Virksomheder, der med succes går over fra traditionelle, manuelle processer til 100 % digitale processer, ser betydelige forbedringer i den operationelle ydeevne, hvilket resulterer i enorme økonomiske fordele.
Ved at fjerne kedelige opgaver kan dine teams fokusere på deres kunder, rette udstyr rigtigt første gang, finde yderligere indtægtsstrømme og sikre, at du kan opkræve alt, hvad du har brug for at oplade.
