PDF-filer er meget populære og praktiske filformater til deling af digitale dokumenter. De giver dig mulighed for at bevare formatering, skrifttyper, billeder og links i det originale dokument, uanset hvilken software eller operativsystem, der blev brugt til at læse det. Men PDF-filer har også en stor ulempe: de er ofte svære at ændre eller udfylde.
Derfor kan det være nyttigt at konvertere dine PDF'er til formularer, der kan udfyldes, dvs. interaktive dokumenter, der giver brugerne mulighed for at indtaste oplysninger direkte i de til dette formål beregnede felter.
Hvad er en udfyldelig PDF-formular, og hvorfor skal du bruge den?
En udfyldelig PDF-formular er et interaktivt dokument, der bruges til at indsamle oplysninger. Det oprettes ved at tilføje signaturfelter, afkrydsningsfelter, tekstmellemrum til at udfylde eller endda muligheder for at vælge i form af en rullemenu til dokumentet.
PDF-formularen til at udfylde er meget praktisk i mange tilfælde, såsom:
- Indkøbsordre
- Udgiftsrapporter
- Lejeformularer
- Underleverandørs timesedler
- Kvitteringer
- Undersøgelser og undersøgelser
- Regningerne
Ved at konvertere dine PDF-filer til formularer, der kan udfyldes, kan du:
- Gør dataindsamling og -behandling nemmere : Du behøver ikke længere at udskrive, scanne eller returnere dokumenter via post eller e-mail. Du kan modtage svarene direkte på din computer eller smartphone og nemt eksportere dem til anden software.
- Forbedre brugeroplevelsen : Du tilbyder dine kunder, partnere eller medarbejdere en hurtig og nem måde at udfylde dine formularer på. Du undgår indtastningsfejl, sletninger eller ulæselige dokumenter. Du øger dermed svarprocenten og tilfredsheden hos dine samtalepartnere.
- Optimer dit brandimage : du viser, at du er på forkant med teknologien, og at du bekymrer dig om miljøet. Du reducerer dit papirforbrug og dit CO2-fodaftryk. Du styrker din troværdighed og professionalisme.
Her er en videovejledning til oprettelse af en interaktiv PDF-formular
Hvordan konverterer du dine PDF'er til formularer, der kan udfyldes?
For at konvertere dine PDF-filer til formularer, der skal udfyldes, har du flere muligheder:
- Brug specialiseret software : Der er software dedikeret til at oprette og konvertere PDF-formularer, såsom Adobe Acrobat Pro , Foxit PhantomPDF eller Nitro Pro. Disse software giver dig mulighed for at oprette tekstfelter, afkrydsningsfelter, radioknapper, rullelister osv. Du kan også tilpasse udseendet og adfærden af formularer og tilføje avancerede funktioner som datavalidering, automatisk beregning eller elektronisk signatur.
- Brug en onlinetjeneste : Der er også webplatforme, der giver dig mulighed for at konvertere dine PDF-filer til formularer, der kan udfyldes, uden at skulle installere software på din computer. For eksempel kan du bruge PDFescape, JotForm eller Smallpdf. Disse tjenester er normalt gratis eller billige, men de kan have begrænsninger i filstørrelse, antal eller sikkerhed.
- Brug en mobilapp : Hvis du vil konvertere dine PDF-filer til formularer, der kan udfyldes på din smartphone eller tablet, kan du downloade en dedikeret app som Adobe Fill & Sign, PDFelement eller CamScanner. Disse apps giver dig mulighed for at scanne dine papirdokumenter med din enheds kamera eller importere dine digitale filer fra din interne hukommelse eller fra en skytjeneste som Google Drive eller Dropbox. Du kan derefter tilføje formularfelter og udfylde dem med dit tastatur eller pen.
De 5 fordele ved at konvertere dine PDF-filer til formularer, der kan udfyldes
- Garanti for pålideligt og solidt udsyn
PDF-formularer er en smart, relevant og pålidelig måde at fange vigtige data på med det samme. Du kan tilpasse dine formularer baseret på de specifikke oplysninger, du ønsker at indsamle og foretage nødvendige justeringer, efterhånden som dine behov ændrer sig, for at sikre integriteten og nøjagtigheden af dine data.
- En gevinst i effektivitet
Manglende oplysninger, slåfejl eller endda beskadigede dokumenter: Papirfilen øger sandsynligheden for menneskelige fejl. Ved at konvertere dine PDF'er til formularer for at udfylde og digitalisere dine dokumenter minimerer du disse risici. Det er en reel besparelse af tid og energi. De kedelige og gentagne opgaver, der genereres af papir (udskrivning, scanning, lagring, finde formularer osv.) vil hurtigt virke fuldstændig forældede.
- Mere sikkerhed
Håndtering af data kræver, at du er helt sikker på, at dine dokumenter ikke falder i de forkerte hænder – nogle gange en reel udfordring, når du håndterer et væld af fysiske filer på samme tid. Skift til onlineformularen giver ro i sindet, og drager fordel af alle måder at øge sikkerheden på. PDF-formularen, der skal udfyldes, tilbyder for eksempel adgangskodebeskyttelse eller endda en juridisk bindende elektronisk signatur
- En forenklet brugeroplevelse
At levere formularer, der er nemme og hurtige at udfylde, er afgørende for at øge dine svarprocenter. Faktisk kan dine brugere udfylde en PDF-formular fra enhver enhed og browser uden at skulle downloade software eller skifte fra et værktøj til et andet. Dit dokument forbliver enkelt og konsistent gennem hele processen uden at gå på kompromis med kvaliteten af oplevelsen.
- En positiv miljøpåvirkning
Det er ingen hemmelighed, at brug af formularer resulterer i en masse papirarbejde og en masse udskrivning. Ved at vælge digital til at modernisere dine dokumenter reducerer du dit miljømæssige fodaftryk. Og mindre papir, materialer og forsyninger sparer også på dine omkostninger!
Konklusion
Afslutningsvis er konvertering af dine PDF-filer til udfyldelige formularer en effektiv løsning til at forenkle håndteringen af dine digitale dokumenter. Du sparer tid, penge og plads. Du forbedrer kvaliteten og pålideligheden af dine data. Du opbygger loyalitet blandt dine brugere og forbedrer dit image.
