Vi har alle denne refleks med at skrive en adresse, skrive to linjer hurtigt og klikke på "send" uden at stille for mange spørgsmål. Fordi det inderst inde er blevet almindeligt. Alligevel hjælper beskedapps med deres pænt arrangerede knapper og skjulte muligheder os sjældent med virkelig at forstå, hvad vi laver. Du tror, du sender en fredelig besked, men uden at indse det, har du måske sat din chef, din eks og din irriterende kollega i samme løkke. Og det er den slags ting, som ingen forklarer dig.
E-mails er som arbejdsbeskeder: ét fejltrin, ét forkert placeret ord eller én modtager for mange kan ødelægge en team-atmosfære eller bare få dig til at ligne en, der ikke ved noget. Det værste er, at de fleste fejl stammer fra detaljer, som apps lader være usagte. Du åbner din indbakke, du ser felterne "Til", "CC" og "BCC", men ikke en eneste linje, der forklarer, hvad de egentlig er til for. Du tror, du ved det, indtil den dag, du ved et uheld kopierer hele din adressebog over på en e-mail, der skulle forblive fortrolig.
Genvejene vi tager uden at tænke
Vi er blevet eksperter i hastighed. Her er der en "svar til alle", og så er den sendt. Men ved at haste igennem tingene glemmer vi, at en besked kræver et minimum af tankevirksomhed. Især når flere personer er involveret. At sende en e-mail til dit team, dine partnere eller en klient er ikke det samme. Og alligevel behandler vi alt på samme måde. Det er dér, problemerne begynder.
Du sender en opfølgningsmail til en kunde, og du vil have din kollega til at følge op uden at gribe ind. Du sætter ham i synlig tekst. Bortset fra at denne kollega i virkeligheden svarer alle i den tro, at han gør det rigtige, og boom, så har du åbnet døren til en billig diskussion, der aldrig burde have eksisteret. Eller endnu værre, du glemmer at skjule følsomme adresser, og alle ender med en komplet fil af kontakter, de aldrig burde have set.
Her berører vi noget fundamentalt, men alligevel aldrig klart forklaret, som den berømte forskel mellem cc og bcc, som vi tror, vi forstår, men sjældent mestrer fuldt ud. Og appsene i alt dette? De efterlader dig i tvivl. Som om alle skulle forlade skolen med viden om, hvordan man håndterer ren og effektiv digital kommunikation.
Det handler om intention (og skøn)
CC (carbon copying) er lidt ligesom at sende en sms til din ven og sætte din anden ven på en loop, så de kan følge historien uden nødvendigvis at svare. De ser alt, de kan reagere, men normalt forbliver de diskrete. Det er nyttigt, men man skal gøre det med måde. For mange CC'er, og det bliver en kakofoni. Alle vil kommentere, give deres mening til kende, engagere sig. Og i sidste ende har du mistet overblikket over din oprindelige besked.
Blind carbon copy (BCC) er mere lumsk. Du sætter nogen i loopet, men ingen ved, at de er der. Det er som at give dem et headset, så de kan lytte med på en samtale i hemmelighed. Det er nyttigt, når du har brug for nogen at overvåge, uden at andre ved det. Som din chef eller en kollega, der bare skal holde øje med tingene. Men det er også et tveægget sværd. Hvis det bruges forkert, kan det skabe mistillid eller misforståelser.
Hvad beskedapps aldrig vil fortælle dig, er, at disse værktøjer ikke bare er tekniske muligheder, de er signaler. Valget om at sende CC eller BCC er en besked i sig selv. Du viser eller skjuler den. Du inkluderer eller ekskluderer den. Og det skal du forstå for at undgå uheld. Og mere end noget andet tvinger det dig til at tænke i to sekunder over, hvem der skal se hvad, for når det først er sendt, er der ingen vej tilbage.
Du lærer mere på jobbet end i lektier.
Sandheden er, at alle lærer af at lave fejl. Du lærer at administrere en mailingliste efter at have glemt at bruge BCC til en masseforsendelse. Du forstår virkningen af et "svar alle", når chefen læser en kommentar, der ikke var beregnet til dem. Sådan er det bare. Og da apps bare giver dig knapperne uden at forklare deres brug, ja, så gør du, hvad du kan.
Og det er det samme med automatiske signaturer, vedhæftede filer vi glemmer, dem vi sender ved midnat uden at tænke over deres indvirkning. Der findes ingen universel manual til dette. Det er små regler, som vi lærer med erfaring. Problemet er, at nogle fejl er utilgivelige. Og nogle gange bliver de hos dig i lang tid. Du kan lade som om, det var en forglemmelse, et klik for meget eller uopmærksomhed, men det billede, du projicerer, forbliver.
E-mail er mere end en besked, det er et billede
Hvad folk sjældent er klar over, er, at deres beskeder siger lige så meget om dem, som hvordan de taler til møder eller klæder sig på til en date. En velkonstrueret, klar besked, der respekterer modtagerne, efterlader et stærkt indtryk. Omvendt giver en e-mail sendt tilfældigt, med stavefejl, personer i CC, der ikke burde være der, eller en glemt vedhæftet fil, et indtryk af skødesløshed, selvom det ikke er tilfældet.
Tro ikke, at apps vil lære dig dette. De er der for at lære dig det, ikke for at lære dig, hvordan du gør det ordentligt. Så det er op til hver enkelt af os at tage os tid til at tænke lidt, før vi trykker på knappen. Og frem for alt, at holde op med at tro, at det bare er en e-mail. For ofte er det meget mere end det. Og hvis du stadig tvivler, så genlæs din sidste e-mail, se på, hvem du skrev i den, og spørg dig selv, om du ikke kunne have gjort det bedre.
